新年会の案内メールを作成！効果的なポイントと例文をご紹介

新年会の準備には手間がかかりますが、早めに適切な案内メールを送ることで、円滑に進めることが可能です。

社内メンバーだけでなく、外部の関係者を招く場合も考慮したメールの書き方をご紹介します。

新年会案内メール作成の基本

新年会の日程が1月上旬に設定されている場合、案内は前年の12月中に送るのが望ましいです。この時期に案内を送ることで、参加者が年末年始のスケジュールを立てる際に考慮しやすくなります。

会場を押さえるタイミングも重要です。特に人気のある場所を予約する場合は、早めの対応を心がけましょう。

招待メールには、以下の情報を明確に記載しましょう。

件名はシンプルかつ具体的に。「新年会のご案内」など明確に記載し、迷惑メールと混同されないよう工夫します。

例:

返信を求める場合は、件名に具体的な期限を含めると効果的です。

社内向け: 「〇〇部各位」や「全社員の皆さまへ」といった形式が一般的です。
社外向け: 企業名や個人名を含めた丁寧な表記が適切です。

例:

詳細は箇条書きで簡潔にまとめましょう。また、地図や会場のウェブサイトへのリンクを添えると参加者の利便性が高まります。

例:

返信期限を設定し、メールでの返信を依頼します。具体的なテンプレートを提供すると返信がスムーズになります。

例:
「1月10日(金)までに、件名を変えずにこのメールへ返信してください。」

署名には、担当者の名前と連絡先を明記し、問い合わせ先を明示します。

例:
新年会担当: 総務部山田太郎
内線: 1234
メール: yamada@example.com

件名: 【要返信】新年会の詳細

各位
本年もよろしくお願いいたします。以下の通り、新年会を開催いたしますので、ぜひご参加ください。

※出欠は1月18日(金)までにメール返信でお知らせください。

担当: 山田

件名: 株式会社〇〇新年会のご案内

各位
新年を迎え、皆さまとの親交を深める機会として新年会を企画いたしました。

出欠のご連絡は1月18日(金)までにお願いいたします。

新年会の案内文例をお届けしました。

会社の規模や対象者によって、案内文の形式や内容は異なります。

社内向けの案内は比較的シンプルでも問題ありませんが、取引先など外部の方々へ向けた案内文では、相手との関係性やマナーを考慮して、丁寧に作成することが大切です。

皆さまにとって素晴らしい新年会となりますようお祈り申し上げます。